EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y ALERTA OPORTUNA E IMPACTO EN LOS INDICADORES INSTITUCIONALES DE LA UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO EN CONTEXTOS PRE-PANDEMIA, PANDEMIA Y POST-PANDEMIA

Resumen

El Sistema de Seguimiento y Alerta Oportuna (SSAO) comienza a consagrarse a contar del año 2013,
migrando de un trabajo en documentos manuales a alojarse en la plataforma de intranet institucional,
iniciando de esta manera un registro de asistencia y análisis de indicadores. Dicho sistema, es
administrado por el Programa Tutores (PT) de la Universidad del Bío-Bío (UBB) instalado desde el
año 2009 para fortalecer la retención de estudiantes, que mediante metodología de pares. A partir del
año 2017, el SSAO se transforma en un sistema basado en hitos relevantes de la vida de los/as
estudiantes, en el cual se formulan alertas de corte temporal, programadas de manera semestral a
través de una ruta de seguimiento. Cada alerta trae consigo un trabajo entre tutores/as y encargados/as
de carreras (EC), quienes a través de criterios buscan pesquisar a aquellos/as estudiantes que podrían
estar en riesgo de realizar un retiro temporal (RT) o una renuncia definitiva (RD). Es por esto, que el
SSAO se concibe como un sistema dinámico, basado en la detección y acción de las alertas, sin hacer
presunciones del riesgo de los/as estudiantes en base a factores de ingreso. Desde el año 2019, se creó
un sistema de colores, que determina la situación actual de la alerta, pudiendo cambiar de color de
acuerdo a los avances del caso. Este sistema permitió unificar criterios para dar de alta estudiantes y
advertir el número de estudiantes que se mantenían en riesgo con el paso de los meses.
Debido a la pandemia del covid-19, el SSAO debió adaptarse extremadamente rápido, esto porque la
cohorte del año 2020 solo se matriculó de manera presencial, siendo el resto del año virtual, por lo
que, resultaba relevante dar respuesta a todos/as quienes ingresaron a la educación superior en un
escenario social y académico muy incierto. Durante el año 2021, y con la experiencia del año 2020,
el SSAO pudo seguir adaptándose y ajustándose para dar respuesta a las necesidades de la
universidad, buscando mantener resultados obtenidos los años anteriores de retención estudiantil.
Actualmente en el año 2022, el retorno a clases es una realidad, por lo que el SSAO sigue adaptándose
y contextualizando sus alertas a las condiciones actuales de los/as estudiantes, quienes después de
haber tenido dos años de carácter online, presentan dificultades en nuevos escenarios.
En cuanto a resultados, la UBB alcanzo un 85,2% de retención para el año 2021, disminuyendo en
comparación al año 2020 (87,8%) y aumentando en comparación a la retención obtenida el 2019
(80,5%). En este contexto, es posible evidenciar que, la efectividad ha ido aumentando los últimos 3
años, teniendo un 70,6% para 2019 y un 86% en 2021, destacando el porcentaje alcanzado el 2020,
con un 89,5%.

El presente trabajo es un estudio con alcance comparativo de las experiencias del SSAO en los años
2019-2022, abarcándose cuatro cohortes de estudiantes de primer año. Se analizaron la construcción
de alertas, acciones, estrategias y ajustes que se han realizado en el SSAO. La información fue
proporcionada por la Dirección General de Análisis Institucional (DGAI), la intranet institucional y
el PT.
Esta investigación aporta en la gestión institucional para la reducción de abandono, evidenciando la
importancia que tiene la elaboración de un sistema de seguimiento y alerta oportuna eficiente y
contextualizado a la realidad de los/as estudiantes. Razón por la cual el SSAO ha adaptado la
metodología, los insumos, plazos, criterios y modalidad de resolución de sus alertas, con el objetivo
de continuar realizando el acompañamiento que necesitan los/as estudiantes que recién se incorporan
a la universidad, esta vez en un escenario virtual y post virtualidad.